«Зеленые конференции» — перевернут Ваше представление о цифровой полиграфии!
Само понятие «зеленые конференции» зародилось в США около 10 лет назад, но сегодня постепенно приживается во многих других странах. Согласно исследованиям Агентства по охране окружающей среды США — Protection Agency (EPA) — на крупных совещаниях или конференциях основную часть бюджета занимает печатная продукция. В данном случае под печатной продукцией понимается не только программа и тезисы самого мероприятия, но и рекламные проспекты, вывески, стенды, таблички и другой визуальный материал. Кроме печатного материала второй статьей расходов при проведении конференции является обеспечение водой всех участников. По данным Eurac Convention Center, на пятидневную конференцию, в которой примут участие 350 человек, придется потратить 12600 маленьких пластиковых бутылок воды, 10000 одноразовых стаканчиков и 12250 салфеток. Столько бутылок воды и пластиковых стаканчиков потребуется для проведения только одной конференции, которых в разных городах мира ежегодно проходит значительное количество. Примерно треть затрат на проведение обычной конференции уходит на изделия из бумаги и картона, четверть – на пластик, металл и стекло. Так же не стоит забывать и о расходах на электроэнергию, транспорт, бронирование отелей. Далеко не все гостиницы имеют собственные конференц-залы. Для сокращения расходов, необходимо выбрать средство размещения, которое бы находилось рядом с местом проведения конференции.
Если говорить об именных бейджах, которые выдаются участникам и гостям конференции, то в США существует практика в конце конференции собирать бейджи и использовать их на будущий год. Если в конференции принимали участие 1300 человек, организаторы смогут сэкономить при повторном использовании бейджей в среднем 1000$.
Если говорить об инженерной составляющей «зеленых» конференций, то еще в мае 2003 года в штате Флорида были описаны 10 основных принципов:
1. Инженерные процессы и продукты должны использоваться комплексно, с интеграцией инструментов экологической экспертизы;
2. Необходимо учитывать ряд факторов, позволяющих не только сохранить, но и улучшить состояние экосистемы, а также здоровья и благосостояния человека;
3. Необходимо опираться на имеющийся опыт, совершенствовать энергосберегающие технологии;
4. Инженерные разработки должны быть качественными;
5. Минимизировать затраты;
6. Минимизировать отходы;
7. Необходимо разрабатывать новые инженерные решения в соответствии с географическими, климатическими и культурными особенностями страны;
8. Необходимо создавать и совершенствовать новые технологии;
9. Налаживать связи с компаниями, заинтересованными в развитии проектов для «зеленых» конференций.
Некоторые ассоциируют понятие эко- или «зеленых» конференций с большими финансовыми расходами. На практике же «зеленые» конференции не только позволяют снизить вред, наносимый окружающей среде, но и существенно снизить затраты на проведение конференций.
Главным отличием «зеленой» конференции от обычных, является не только сокращение расходов на проведение, но и снижение количества отходов.
Итак, для того, чтобы минимизировать затраты, необходимо сделать следующее:
1. Свести к минимуму количество полиграфической продукции. Вместо раздаточных материалов можно использовать флеш-карты, диски или другие носители информации. А еще лучше использовать мобильные приложения смартфонов iPhone и Android по средствам шифрования каталогов, буклетов, рекламных проспектов в QR коды с помощью онлайн издательств. Пример буклета «Принцип действия энергосберегающего отопления «Билюкс»
2. Минимизировать расходы на упаковку продукции.
3. Использовать вывески, бейджи, стенды и элементы оформления с предыдущих выставок.
4. Для создания рекламной продукции использовать переработанные материалы.
5. Использовать энергосберегающие технологии.
6. Заменить воду в пластиковых бутылках на воду в бойлерах. Если это невозможно, необходимо отправить использованные бутылки на переработку.
7. Отправлять ненужную продукцию в переработку, сортировать мусор.
8. Выслать рекламные материалы участникам по электронной почте – это позволит гостям ознакомиться с информацией заранее и избавит от необходимости затрачивать бюджет на распечатывание. В США среди специалистов в области event-менеджмента широкое распространение получил довольно интересный акроним, который звучит как «SEND» — S- Simple, E- Effective, N- Necessary, D- Done.
9. Оформить зал заседания в соответствии с экологическими стандартами.
К месту, в котором планируется проводиться «зеленая» конференция, также предъявляется ряд требований. Например, на площадке проведения конференции должны быть установлены контейнеры для сбора раздельного мусора, который в последствие будет отправлен в переработку.
Сеть отелей «Best Western» провела опрос, в котором участвовали 250 компаний. В ходе опроса выяснилось, что в этом году спрос на «зеленые» конференции увеличился. На сегодняшний день около 20% компаний используют «зеленые» технологии при проведении мероприятий, а 74% опрошенных проявляют интерес к данному направлению.
